Awaria kopiarki w dniu, w którym do urzędu trzeba wysłać komplet dokumentów. Brak tonera tuż przed spotkaniem z klientem. Kolejka do jedynej sprawnej drukarki w open spasie. Każda firma, która kiedykolwiek prowadziła biuro, zna te sytuacje – i każda dochodzi w końcu do wniosku, że sprzęt do druku jest tym elementem infrastruktury, na którym najbardziej nie chce się oszczędzać. Wbrew pozorom nie oznacza to jednak, że trzeba go kupować na własność. We Wrocławiu coraz więcej małych i średnich firm wybiera dziś dzierżawę – i są ku temu zupełnie wymierne powody.
Kiedy dzierżawa wychodzi taniej niż zakup?
Urządzenie wielofunkcyjne klasy biurowej kosztuje od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Cena samej maszyny to jednak dopiero początek wydatków. Tonery, bębny światłoczułe, developery, części zamienne, przeglądy, naprawy – wszystko to spada na firmę i potrafi w skali roku dorzucić drugie tyle, co kosztował sprzęt. Pojedyncza wizyta serwisanta to wydatek od stu kilkudziesięciu do kilkuset złotych, a przy poważniejszej awarii rachunek bywa czterocyfrowy.
W modelu dzierżawy wszystkie te pozycje siedzą w jednej, przewidywalnej racie miesięcznej. Co istotne dla księgowości – cała opłata jest kosztem uzyskania przychodu, więc bezpośrednio obniża podstawę opodatkowania. Mikrofirma rozliczająca się ryczałtem może na tym nie zyskać, ale spółka na zasadach ogólnych już tak. Dochodzi jeszcze drugi efekt: brak zamrożonego kapitału. Kilkanaście tysięcy złotych zamiast iść na sprzęt, który w trzecim roku użytkowania będzie technologicznie odstawał, może zostać w firmie i pracować na jej rozwój.
Co powinno być w cenie comiesięcznej raty?
Tu zaczynają się różnice między ofertami. W dobrej umowie miesięczna stawka obejmuje nie tylko samą maszynę, ale także dostawę, instalację u klienta, podłączenie do sieci, konfigurację skanowania do folderu i do e-maila, materiały eksploatacyjne (z wyjątkiem papieru), pełen serwis – łącznie z naprawami awaryjnymi – oraz wsparcie techniczne, najczęściej również zdalne. Określony jest miesięczny limit wydruków oraz stawka za każdą kopię ponad limit – i ten drugi parametr warto sprawdzić szczególnie uważnie, bo właśnie na nim niektórzy dostawcy budują dodatkową marżę.
W praktyce sprowadza się to do tego, że klient otrzymuje co miesiąc jedną fakturę, a zamówienia tonerów, wizyty serwisu i wymiana części zużytej części dzieją się w tle, bez angażowania działu administracji.
Dla kogo to rozwiązanie sprawdza się najlepiej?
Najczęściej po dzierżawę sięgają kancelarie prawne i notarialne, biura rachunkowe, przychodnie i placówki medyczne, szkoły, urzędy, agencje nieruchomości, firmy logistyczne, magazyny oraz działy administracyjne większych przedsiębiorstw produkcyjnych. Łączy je duży, powtarzalny wolumen dokumentów, brak tolerancji na przestoje i często – wymóg poufności, który wyklucza korzystanie z punktów ksero na mieście.
Dzierżawa coraz częściej trafia też do mikrofirm i jednoosobowych działalności. Świadomy wybór wygląda tam tak: lepiej płacić kilkadziesiąt złotych netto miesięcznie i mieć w biurze sensowne urządzenie z serwisem w tle, niż wydawać kilka tysięcy na kopiarkę, której pełny potencjał i tak będzie wykorzystany dopiero po latach.
Dobór sprzętu, czyli o czym powie ci dobry handlowiec
Tu można rozpoznać profesjonalnego dostawcę. Przyzwoity handlowiec nie zacznie rozmowy od katalogu, tylko od pytań. Ile osób będzie korzystać z urządzenia? Jaki jest realny miesięczny wolumen wydruków – i czy są w roku okresy, w których wyraźnie rośnie? Czy biuro potrzebuje druku kolorowego, czy wystarczy monochromatyczny? Format A4, czy także A3? Jak często skanujecie i dokąd te skany trafiają – do folderu sieciowego, do e-maila, do systemu obiegu dokumentów? Czy ważne jest zabezpieczenie wydruku PIN-em lub kartą zbliżeniową?
Dopiero na tej podstawie dobierany jest model. Małej kancelarii zwykle wystarczy kompaktowe urządzenie monochromatyczne z automatycznym podajnikiem i druk dwustronny. Agencji reklamowej – kolorowa kopiarka A3 z dobrym skanerem. Większej firmie produkcyjnej – maszyna z dużymi podajnikami papieru i finiszerem. Dopasowanie sprzętu do faktycznego obciążenia jest ważniejsze niż wybór najmocniejszego modelu z oferty, bo to ono przekłada się na realny koszt jednego wydruku.
Lokalny serwis – niedoceniana zaleta
Dzierżawiąc urządzenie biurowe, nie kupujesz tylko sprzętu. Kupujesz pewność, że jeśli w środę o dziewiątej kopiarka odmówi posłuszeństwa, ktoś pojawi się u ciebie tego samego dnia, a nie w przyszły poniedziałek. Tu zaczyna się przewaga firm działających lokalnie. Dostawca z własnym zapleczem we Wrocławiu reaguje w godzinach, nie w dniach. Dla przychodni, kancelarii czy biura księgowego w gorącym okresie sprawozdawczym to różnica między normalnym dniem pracy a realnym problemem operacyjnym.
Lokalny partner zna też specyfikę miasta – układ komunikacyjny, który skraca dojazd, oraz potrzeby branż mocno obecnych na rynku wrocławskim, takich jak IT, logistyka, usługi prawne czy sektor publiczny.
Czego unikać przy podpisywaniu umowy?
Standardowa umowa dzierżawy zawierana jest na 12-60 miesięcy. Im dłuższa, tym zwykle niższa rata, ale tym mniej elastyczności – warto więc realnie ocenić, czy profil firmy w przyszłych latach raczej się ustabilizuje, czy będzie się zmieniał. Drugi punkt do sprawdzenia to wspomniana już stawka za wydruki ponad limit. Trzeci – warunki rozwiązania umowy przed czasem, bo to właśnie tam najczęściej kryją się niemiłe niespodzianki. Czwarty – jakie marki ma w portfolio dostawca. Renomowane firmy pracują na sprzęcie takich producentów jak Konica Minolta, Canon, Xerox, HP, Brother czy Kyocera, co daje realny wybór dopasowany do budżetu i wymagań. Warto też zapytać o urządzenia poleasingowe – w wielu przypadkach są w bardzo dobrym stanie technicznym, a pozwalają wyraźnie obniżyć miesięczny koszt.
Sprawdzony partner we Wrocławiu
Jeśli rozważasz wynajem kserokopiarek Wrocław ma w ofercie mnóstwo miejsc z pełnym wsparciem serwisowym i elastyczną umową. Jednym z doświadczonych dostawców na lokalnym rynku jest firma WDB Wszystko dla Biura, od wielu lat działająca w stolicy Dolnego Śląska. W ofercie ma wynajem, dzierżawę i sprzedaż kserokopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych wiodących marek, autoryzowany serwis, dostawę materiałów eksploatacyjnych i doradztwo przy doborze sprzętu pod konkretną skalę biura. Szczegółowy zakres usługi, dostępne modele oraz dane kontaktowe znajdziesz m.in. pod adresem https://wszystkodlabiura.pl/najem-urzadzen/. Po krótkiej rozmowie i ustaleniu rzeczywistych potrzeb dostaniesz indywidualną wycenę – zwykle szybciej, niż zająłby ci research kilku konkurencyjnych ofert na własną rękę.
Dobrze dobrana dzierżawa kopiarki potrafi spaść z listy spraw do ogarnięcia raz na zawsze. Przewidywalny koszt, jeden numer do serwisu, materiały eksploatacyjne dostarczane w tle – w praktyce to znacznie mniejsze obciążenie dla codziennej pracy biura, niż większość firm sobie wyobraża, zanim spróbuje.
—
Artykuł sponsorowany
