Faktury online zyskują na popularności dzięki swojej wygodzie i szybkości obsługi. Jednakże, wśród użytkowników pojawiają się obawy dotyczące bezpieczeństwa i legalności tego rozwiązania. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jakie są wymogi prawne dotyczące wystawiania faktur elektronicznych oraz jakie technologie zapewniają ich bezpieczeństwo.
Bezpieczeństwo danych na fakturach online
Bezpieczeństwo danych na fakturach online jest kluczowe dla ochrony informacji finansowych i osobowych. Dostawcy rozwiązań do faktur elektronicznych stosują zaawansowane technologie szyfrowania, aby zabezpieczyć przesyłane dane. Technologie takie jak SSL (Secure Socket Layer) czy TSL (Transport Layer Security) są standardem w branży, gwarantującym, że informacje przesyłane między stronami są zaszyfrowane i nie mogą zostać przechwycone przez nieuprawnione osoby.
Dodatkowo, wielu dostawców wykorzystuje autoryzację dwuetapową, zwiększając bezpieczeństwo dostępu do kont użytkowników. To oznacza, że oprócz tradycyjnego hasła, użytkownik musi potwierdzić swoją tożsamość za pomocą kodu wysłanego SMS-em lub poprzez aplikację autoryzacyjną. Taka warstwa zabezpieczeń minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych faktur.
Firmy oferujące usługi faktur online regularnie poddają się audytom bezpieczeństwa, które mają na celu weryfikację stosowanych zabezpieczeń. Audyty te przeprowadzane są przez zewnętrzne firmy specjalizujące się w cyberbezpieczeństwie, co stanowi dodatkową gwarancję dla użytkowników, że ich dane są chronione zgodnie z najwyższymi standardami.
Legalność wystawiania faktur online
Wystawianie faktur online jest w pełni legalne, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów prawnych. Zgodnie z przepisami, faktury elektroniczne mają taką samą moc prawną jak ich tradycyjne odpowiedniki papierowe. Ale muszą być wystawiane zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Kluczowym wymogiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury od momentu wystawienia aż do końca okresu przechowywania. W praktyce oznacza to, że faktura elektroniczna musi być podpisana elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub wysłana przez specjalistyczny system EDI (Electronic Data Interchange), który gwarantuje spełnienie tych warunków.
Również ważne jest, aby obie strony transakcji wyraziły zgodę na używanie faktur elektronicznych. Taka zgoda może być wyrażona w formie pisemnej, elektronicznej, a nawet może wynikać z wcześniejszych działań biznesowych. Zatem, przed przystąpieniem do korzystania z faktur online, warto upewnić się, że nasz kontrahent również akceptuje taką formę rozliczeń.
Korzyści z elektronicznego fakturowania
Wprowadzenie faktur elektronicznych do obiegu gospodarczego przynosi liczne korzyści. Przede wszystkim, znacząco skraca się czas przesyłania dokumentów między kontrahentami, co przyspiesza rozliczenia i może poprawić płynność finansową firm. Elektroniczne fakturowanie jest również bardziej ekologiczne, ponieważ redukuje potrzebę używania papieru.
Autor: Kamil Maciejewski
Zobacz też:
